2) Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Henkilötietojen käsittelyn ja käytön tarkoitus on muiden kuin aClass-kanta-asiakasjärjestelmään kuuluvien kuluttaja-asiakkaiden (B2C) sekä yritysasiakkaiden (B2B) tyypillisesti sopimuksen perusteella tapahtuva tilausten käsittely sekä muun asiakassuhteen hoitaminen, valmistelu, kommunikaatio, ylläpito, hallinnointi ja analysointi. Tietoja voidaan käyttää myös rekisterinpitäjän liiketoimintojen ja palveluiden kehittämistarkoituksiin. Rekisterinpitäjällä voi myös olla lakisääteinen velvollisuus käsitellä tietoa.
Lisäksi rekisterinpitäjällä, mahdollisella yhteisrekisterinpitäjällä tai sopimuskumppanilla ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvilla yhtiöllä voi olla oikeus käyttää henkilötietoja suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin, mielipide- tai markkinatutkimukseen taikka muihin näihin rinnastettaviin osoitteellisiin lähetyksiin, mukaan lukien sähköinen suoramarkkinointi ja suoramarkkinoinnin kohdentaminen sekä liiketoiminnan parantaminen muun muassa henkilön suostumuksen tai oikeutetun edun perusteella. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskeva suoramarkkinointi. Kiellosta huolimatta rekisteröidyille voidaan lähettää asiakkuutta koskevaa tietoa.
Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia tietosisältöjä riippuen siitä, onko kyseessä yksityishenkilön tai yritysasiakkaan asiakkuus:
etu- ja sukunimi
titteli ja tiedot yrityksestä (yritysasiakkaan työntekijää koskevat tiedot)
sähköpostiosoite, osoite ja matkapuhelinnumero
mahdollista asiakas-, yhteistyö- tai asiointihistoriaa koskevat tiedot, kuten yhteydenotot, tarjous-, tilaus-, osto- ja muut sopimustiedot, jotka voivat olla yhdistettävissä luonnolliseen henkilöön
asiakkaan itse oma-aloitteisesti antamat personoivat lisätiedot, kuten asiakkuuteen liittyvät ammatilliset kiinnostuksen kohteet
ostohistoria (tapahtumahistoria)
suoramarkkinointiluvat ja kiellot
asiakkuutta koskeva kommunikaatio
Edellä mainittujen tietojen muutostiedot.
4) Tietolähteet
Rekisteriin kerätään tietoa rekisteröidyltä itseltään muun muassa asiakkuuden syntymisen yhteydessä.
Henkilötietoja voidaan kerätä myös esimerkiksi L-Fashion Group Oy:n tai sen lukuun toimivan kumppanin palveluihin rekisteröidyttäessä tai muutoin rekisteröidyn suostumuksella (esimerkiksi evästeitä käyttämällä), rekisterinpitäjän ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden rekistereistä, väestötietojärjestelmästä sekä muista vastaavista tietopalveluja tarjoavista julkisista tai yksityisistä rekistereistä ja tietolähteistä. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää julkisista lähteistä. Eväisteiden käytöstä tiedotetaan erikseen tiedon keräämisen hetkellä.
5) Säännönmukaiset tietojen luovutukset tai luovutukset EU:n ja ETA:n ulkopuolelle
Rekisterinpitäjä voi luovuttaa tietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Tietoja voidaan luovuttaa muun muassa verkkokaupan, asiakaspalvelun, asiakasviestinnän, laskutuksen ja markkinoinnin toteuttamista varten rekisterinpitäjän sopimuskumppanille sekä rekisterinpitäjän IT-järjestelmien sopimuskumppaneille. Tällöin tietojenkäsittelystä on huolehdittu osapuolten välisin sopimuksin. Henkilötietoja voidaan siirtää tai luovuttaa mahdollisen yrityskaupan yhteydessä.
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole rekisterin käyttötarkoitusten toteuttamisen vuoksi tarpeellista. Tällainen tilanne voisi olla käsillä esimerkiksi silloin, kun tiedot fyysisesti sijaitsevat rekisterinpitäjän lukuun toimivien yhteistyökumppaneiden Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella palvelimilla tai laitteistoilla, joista niitä käsitellään teknisen käyttöyhteyden avulla. Mikäli tietoja siirretään EU:n ja ETA -alueen ulkopuolelle, käytämme Euroopan komission hyväksymiä tietojen siirtomekanismeja, esimerkiksi Euroopan Komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita.
6) Rekisterin suojauksen periaatteet
Asiakastietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ja asiakastietojen muuttamiseen ovat oikeutettuja vain erikseen määritellyt rekisterinpitäjän työntekijät ja rekisterinpitäjän toimeksiannosta ja lukuun toimivien yrityksien työntekijät. Käyttöoikeus on rajattu ainoastaan henkilön työtehtävien hoidossa tarpeellisiin tietoihin. Vaitiolovelvollisuus sitoo asiakasrekisteritietoja käsitteleviä työntekijöitä. Järjestelmä on suojattu teknisin ratkaisuin.
7) Tarkastusoikeus
Henkilöllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkistuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella:
PL 55, 15501 Lahti
Lisää kuoreen merkintä: tietosuoja-asiat
Asiakkaan tulee esittää tiedon etsimisen kannalta tarpeelliset seikat ja varautua tarvittaessa todistamaan henkilöllisyys rekisterinpitäjän ohjeiden mukaisesti.
8) Tiedon oikaisu ja poistoa koskevat periaatteet
Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä. Rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään tiedon korjaamiseksi.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä itseään koskevia tietoja muun muassa suoramarkkinointia, etämyyntiä sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojen poistamista siltä osin, kun rekisterinpitäjällä ei ole lakisääteistä velvollisuutta säilyttää tietoa. Tiedot poistetaan kohtuullisen ajan (pääsääntöisesti noin kuukauden) kuluttua pyynnön esittämisestä.
Asiakastietoja säilytetään asiakassuhteen jatkumisen ajan sekä asiakassuhteen päättymisen jälkeen niin kauan, kun osapuolet voivat esittää vaatimuksia toisiaan kohtaan asiakassuhteeseen liittyen. Lainsäädäntö (kuten kirjanpito- ja oikeusvaateen vanhenemista koskeva lainsäädäntö) voi asettaa velvollisuuksia käsittelyajoista.
9) Toimintaohjeet, valitukset ja selostetta koskevat muutokset
Rekisterinpitäjä on nimittänyt tietosuojavastaavan, johon saa yhteyden edellä esitetyistä yhteystietoista. Jos sinulla on kysyttävää tietosuojaselosteesta, henkilötietojesi käsittelystä tai haluat käyttää tietosuojalainsäädäntöön perustuvia oikeuksia, voi rekisterinpitäjään olla yhteydessä kirjeitse yllä mainittuun rekisterinpitäjän osoitteeseen tai sähköpostilla: [email protected].
Jos et ole tyytyväinen saamiisi vastauksiin, voit olla myös yhteydessä tietosuojavaltuutetun toimistoon www.tietosuoja.fi.
Saatamme muuttaa ja päivittää näitä henkilötietojen käsittelykäytänteitä tarvittaessa. Pyydämme tarkistamaan käsittelykäytänteet säännöllisesti.
